Status om KS Komplett og kvalitetsstyring

De fleste rutinene som hører til kvalitetsstyringen, er publisert. Det som gjenstår, er å oppdatere rutinene for hhv. årsoppgjør og oppdragsdokumentasjon. Disse kommer i januar, slik det ser ut nå.

Kvalitetsstyringssystem kan etableres selv om de siste rutinene ikke er klare.

Vi jobber nå med sjekkliste for virksomsomhetsforståelse (dok. 1.3.2.1), som både vil ta for seg opplysninger om oppdragsgiver og virksomheten, gi tilbud, oppdragsgivers interne rutiner og systemoversikt. Denne sjekklisten planlegges publisert i uke 2.

I tillegg skal det komme sjekklister for 1) kvalitetssikring og kvalitetskontroll (dok. 2.3.7.1) og 2) kvalitetsansvarliges internkontroll og evaluering. Disse kommer etter planen i løpet av januar.

For de fleste er det naturlig å lage et sett rutiner som gjelder allment for alle oppdrag. Avvikende rutine på oppdragsnivå kan enten omtales særskilt i eget kundekort eller annet naturlig sted som alle medarbeidere kjenner til, eller eventuelt i egen kundespesifikk rutine dersom avvikene er såpass omfattende at dette er hensiktsmessig.

Har dere gode rutiner fra tidligere, kan disse selvsagt benyttes videre. I så fall kan malene benyttes som en sjekkliste for å se om det er noe som bør oppdateres eller av annen årsak innarbeides. Det viktige er å ha rutiner som sikrer at tjenestene leveres med tilstrekkelig kvalitet etter GRFS, og som forklarer hvordan dere løser oppgavene deres i praksis.

Når det gjelder hva som må dekkes i kvalitetsstyringssystemet, skal kvalitetsstyringen sikre at foretakets regnskapsoppdrag utføres og dokumenteres i samsvar med regnskapsførerloven kapittel 5 og god regnskapsføringsskikk. Det er dette som gir uttrykk for minimumskrav.

Med bakgrunn i lovkravet må følgende dekkes, gitt at tjenestene som nevnes er tjenester som ytes:

• Utpeke oppdragsansvarlig (ivaretatt i dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag, steg B14) 
• Be om uttalelse fra tidligere regnskapsfører (ivaretatt i dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag, steg B15)  
  
• Inngåelse og ajourhold av oppdragsavtaler (ivaretatt i hhv. dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag steg B24 og dok. 2.3.7 Kvalitetskontroll)
  
• Innhenting av fullmakter (ivaretatt i hhv. dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag B24)
• Oversikt over fullmakter på oppdragsnivå (ivaretatt i hhv. dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag B24)  
  
• Tilbakekalling av fullmakter (ivaretatt i dok. 2.11.1 Opphør av oppdrag)
• Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner, som er sentrale for utføring av regnskapsoppdraget (dok. 1.3.3 Oppdragsgivers interne rutiner og 2.3.7 Kvalitetskontroll) 
• Utførelse av faktureringsoppdrag (dok. 2.7.5 Faktureringsoppdrag)
  
• Utførelse av lønnsoppdrag (dok. 2.7.4 Lønnsoppdrag)
  
• Utførelse av betalingsoppdrag (dok. 2.7.7 Betalingsoppdrag)
  
• Utførelse av bokføringsoppdrag (dok. 2.7.1 Bokføringsoppdrag)
  
• Utførelse av årsoppgjørsoppdrag (dok. 2.7.8 Årsoppgjør (ny versjon kommer i januar))
• Utførelse av rene rapporteringsoppdrag (utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering) (dok. 2.7.8 Årsoppgjør (ny versjon kommer i januar))
• Ta opp brudd på lovgivning med oppdragsgiver, hvorav vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (oppdragsrutinene og dok. 2.3.7 Kvalitetskontroll)
• Dokumentasjon av at oppdraget er utført i samsvar med regnskapsførerloven (alle rutiner og dok. 2.10.1 Oppdragsdokumentasjon (ny versjon kommer i januar))  
  
• Overholdelse av oppbevaringstid (henholdsvis fem og ti år) (dok. 2.10.1 Oppdragsdokumentasjon (ny versjon kommer i januar))
• Følge opp plikten til å si fra seg oppdrag (dok. 2.3.7 Kvalitetskontroll og evaluering av oppdraget, del D2 og D3)  
  

I opplegget for kvalitetsstyring som du finner under kapittel 0 i KS Komplett, går vi lenger enn minimumskravene. Dette er gjort for å få et mer helhetlig opplegg enn lovgivningen legger opp til. Det er ikke noe i veien for å nedskalere til miniumskravene, noe som er spesielt aktuelt for små regnskapsforetak.

Når vi får sluttført sjekklistene vi vet mange venter på, skal vi komme med nærmere råd om hvordan vi mener særlig de minste regnskapsforetakene kan løse kravene til kvalitetsstyring.

Husk at kvalitetsstyringssystemet regnskapsforetaket har, er noe som videreutvikles kontinuerlig over tid.

Noen ord om risikostyring til slutt: Risikostyring og kvalitetsstyring er basert på forskjellige regelverk, men handler i betydelig grad om det samme. Opplegget for risikostyring er ikke oppdatert ennå, men vil bli gjennomgått grundig neste år. Her vil det bli stor fokus på å samkjøre oppleggene så langt vi kan.