De fleste rutinene som hører til kvalitetsstyringen, er publisert. Det som gjenstår, er å oppdatere rutinene for hhv. årsoppgjør og oppdragsdokumentasjon. Disse kommer i januar, slik det ser ut nå.

Kvalitetsstyringssystem kan etableres selv om de siste rutinene ikke er klare.

Vi jobber nå med sjekkliste for virksomsomhetsforståelse (dok. 1.3.2.1), som både vil ta for seg opplysninger om oppdragsgiver og virksomheten, gi tilbud, oppdragsgivers interne rutiner og systemoversikt. Denne sjekklisten planlegges publisert i uke 2.

I tillegg skal det komme sjekklister for 1) kvalitetssikring og kvalitetskontroll (dok. 2.3.7.1) og 2) kvalitetsansvarliges internkontroll og evaluering. Disse kommer etter planen i løpet av januar.

For de fleste er det naturlig å lage et sett rutiner som gjelder allment for alle oppdrag. Avvikende rutine på oppdragsnivå kan enten omtales særskilt i eget kundekort eller annet naturlig sted som alle medarbeidere kjenner til, eller eventuelt i egen kundespesifikk rutine dersom avvikene er såpass omfattende at dette er hensiktsmessig.

Har dere gode rutiner fra tidligere, kan disse selvsagt benyttes videre. I så fall kan malene benyttes som en sjekkliste for å se om det er noe som bør oppdateres eller av annen årsak innarbeides. Det viktige er å ha rutiner som sikrer at tjenestene leveres med tilstrekkelig kvalitet etter GRFS, og som forklarer hvordan dere løser oppgavene deres i praksis.

Når det gjelder hva som må dekkes i kvalitetsstyringssystemet, skal kvalitetsstyringen sikre at foretakets regnskapsoppdrag utføres og dokumenteres i samsvar med regnskapsførerloven kapittel 5 og god regnskapsføringsskikk. Det er dette som gir uttrykk for minimumskrav.

Med bakgrunn i lovkravet må følgende dekkes, gitt at tjenestene som nevnes er tjenester som ytes:

• Utpeke oppdragsansvarlig (ivaretatt i dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag, steg B14) 
• Be om uttalelse fra tidligere regnskapsfører (ivaretatt i dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag, steg B15)  
  
• Inngåelse og ajourhold av oppdragsavtaler (ivaretatt i hhv. dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag steg B24 og dok. 2.3.7 Kvalitetskontroll)
  
• Innhenting av fullmakter (ivaretatt i hhv. dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag B24)
• Oversikt over fullmakter på oppdragsnivå (ivaretatt i hhv. dok. 1.3.1 Tilbud og aksept nye oppdrag B24)  
  
• Tilbakekalling av fullmakter (ivaretatt i dok. 2.11.1 Opphør av oppdrag)
• Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner, som er sentrale for utføring av regnskapsoppdraget (dok. 1.3.3 Oppdragsgivers interne rutiner og 2.3.7 Kvalitetskontroll) 
• Utførelse av faktureringsoppdrag (dok. 2.7.5 Faktureringsoppdrag)
  
• Utførelse av lønnsoppdrag (dok. 2.7.4 Lønnsoppdrag)
  
• Utførelse av betalingsoppdrag (dok. 2.7.7 Betalingsoppdrag)
  
• Utførelse av bokføringsoppdrag (dok. 2.7.1 Bokføringsoppdrag)
  
• Utførelse av årsoppgjørsoppdrag (dok. 2.7.8 Årsoppgjør (ny versjon kommer i januar))
• Utførelse av rene rapporteringsoppdrag (utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering) (dok. 2.7.8 Årsoppgjør (ny versjon kommer i januar))
• Ta opp brudd på lovgivning med oppdragsgiver, hvorav vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (oppdragsrutinene og dok. 2.3.7 Kvalitetskontroll)
• Dokumentasjon av at oppdraget er utført i samsvar med regnskapsførerloven (alle rutiner og dok. 2.10.1 Oppdragsdokumentasjon (ny versjon kommer i januar))  
  
• Overholdelse av oppbevaringstid (henholdsvis fem og ti år) (dok. 2.10.1 Oppdragsdokumentasjon (ny versjon kommer i januar))
• Følge opp plikten til å si fra seg oppdrag (dok. 2.3.7 Kvalitetskontroll og evaluering av oppdraget, del D2 og D3)  
  

I opplegget for kvalitetsstyring som du finner under kapittel 0 i KS Komplett, går vi lenger enn minimumskravene. Dette er gjort for å få et mer helhetlig opplegg enn lovgivningen legger opp til. Det er ikke noe i veien for å nedskalere til miniumskravene, noe som er spesielt aktuelt for små regnskapsforetak.

Når vi får sluttført sjekklistene vi vet mange venter på, skal vi komme med nærmere råd om hvordan vi mener særlig de minste regnskapsforetakene kan løse kravene til kvalitetsstyring.

Husk at kvalitetsstyringssystemet regnskapsforetaket har, er noe som videreutvikles kontinuerlig over tid.

Noen ord om risikostyring til slutt: Risikostyring og kvalitetsstyring er basert på forskjellige regelverk, men handler i betydelig grad om det samme. Opplegget for risikostyring er ikke oppdatert ennå, men vil bli gjennomgått grundig neste år. Her vil det bli stor fokus på å samkjøre oppleggene så langt vi kan.

For veiledere som genererer flere Word-dokumenter (for eksempel Oppdragsavtalen) vil det nå også bli generert et sammenslått PDF-dokument. Dette er funksjonalitet som flere har etterspurt, og som gjør det lettere å dele, lagre og skrive ut dokumentene.

Vi har gjort noen mindre endringer i skjema for vurdering av risiko etter risikostyringsforskriften. Det er tatt inn et spørsmål om kvalitetsstyring (rad 67) og i tillegg er noen hyperlenker oppdatert. Det er også gjort en korreksjon på noe logikk.

Arbeidsbeskrivelse for hvitvaskingsansvarlig er publisert. Dette er en beskrivelse vi tidligere ikke har hatt noe på. 

Arbeidsbeskrivelsen er ment å utfylle hvitvaskingsrutinen gjennom å avklare og konkretisere forventningene til hvitvaskingsansvarlig. 

Dokumentet har fått dokumentnr. 5.1.3. Du finner dokumentet under menyvalg 5.1 Hvitvaskingsrutine.

Rutine for kvalitetsansvarliges internkontroll og evaluering av kvalitetsstyringssystemet er publisert.

Se kapittel 0. Kvalitetsstyring og undermappen Kvalitetsansvarliges internkontroll og evaluering.

Vi kommer snarlig med rutiner for hhv. oppdragsdokumentasjon og årsoppgjør. 

Basert på materialet som foreligger, er det ikke noe i veien for å fastsette regnskapsforetakets kvalitetsstyringssystem. 

Ny rutine for kvalitetskontroll er publisert. I denne har vi også inkludert evaluering av oppdraget.

Dokumentet har fått nr 2.3.7, og erstatter gamle 2.8.1.

Se kapittel 0. Kvalitetsstyring eller 2.3 Dokumentasjon og kvalitetskontroll.

Nå kan du abonnere på endringer, og få tilsendt epost hver gang det har skjedd noe nytt.
Klikke på "Subscribe" nederst  i høyre hjørne for abonnere på endringsmeldingene.

Rutinen som erstatter den gamle avstemmingsrutinen er publisert. I og med endringene i GRFS er rutinen nå orientert mot tilstrekkelig kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget. 

Dokumentet har dok.nr. 2.7.2. 

Se kapittel 0. Kvalitetsstyring eller 2.1 Bokføring.

Ny rutine for gjennomgang av oppdragsgivers rutiner er publisert.

Dokumentet har fått nr 1.3.3, og erstatter gamle 2.5.1.

Se kapittel 0. Kvalitetsstyring eller 1.3 Utarbeide tilbud.

Ny rutine for tilbud og aksept av oppdrag er publisert.

I tillegg har vi oppdatert rutine for forståelse av oppdragsgivers virksomhet. Her er det gjort justeringer til tilbudsrutinen. 

Ny hvitvaskingsrutine er publisert. Vi anbefaler at alle foretak bytter ut den gamle rutinen med den nye. Det er omfattende endringer, og mange av disse handler om forventninger som Finanstilsynet har tatt opp i rundskriv 4/2022. 

Vi har også gjort noen strukturelle endringer: 

• Virksomhetsinnrettet risikovurdering er flyttet ut av hovedrutinen og inn i eget dokument. Denne er ment å være et dokument som brukes aktivt ved endringer, både i kundemassen, teknologi og tjenesteleveransene. 
• Kundetiltaksskjema er flyttet over i Excel, og inkluderer nå en mer omfattende risikovurdering, skjema for forsterkede og forenklede kundetiltak, momenter relatert til løpende oppfølging og indikatorlister for hhv. hvitvasking og terrorfinansiering. 

Hovedrutinen inneholder ikke mange innfyllingsfelter, men husk likevel å tilpasse rutinen til egen virksomhet.

Virksomhetsinnrettet risikovurdering er mer utfyllende enn tidligere, og denne er det helt nødvendig å tilpasse egen virksomhet. Dette gjelder for regnskapsforetaket.

I kundetiltaksskjemaet har vi samlet alt som gjelder det enkelte oppdrag, se arkfanene nederst i skjemaet. Dette er altså dokumentet som gjelder på kundenivå. I tillegg kommer egenerklæringene.

Vi kommer med en tilpasset versjon av hovedrutinen for enkeltpersonforetak og brukere av AML-systemer som RN Kundesjekk senere.

Veileder for oppdragsavtale oppdatert for å gjenspeile de nyeste malene for 

• Bruk av IT-systemer i felleskap (norsk og engelsk) 
• Databehandleravtale (norsk og engelsk) 
• Oppdragsavtale for regnskapsoppdrag